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La legalización de documentos públicos extranjeros

Por Pol Rubio
Barcelona

 

Hace tan solo una semana, el pasado martes día 30 de agosto, entraba en vigencia en Chile el conocido como Convenio de la Apostilla de La Haya. Aprovechamos dicha noticia para indagar al respecto de esta institución, que no es sino una certificación única que simplifica la legalización de documentos públicos extranjeros, reduciendo la cadena de acreditación de autenticidad de los papeles a un trámite único.

El procedimiento tradicional y vigente para países no adheridos al Convenio consiste en una doble legalización. Antes de nada deberemos disponer del original, certificado o copia notarial del documento a legalizar. 

En primer lugar, tendremos que remitirnos al organismo público estatal que tenga dicha competencia delegada, lo cual dependerá de la naturaleza del documento. En el caso concreto de España existe un listado oficial y, dado que el tráfico mercantil se centra en legalizar documentos expedidos por autoridades y funcionarios de la Administración General del Estado, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social, deberemos dirigirnos a la sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, que gratuitamente legalizará. En su defecto, podemos ir a una embajada o consulado de España, conllevando el pago de una tasa. 

En segundo lugar deberemos pasar, sin excepción, por la Embajada del país en cuestión, que se encargará de traducir si es necesario y legalizar el documento. Dichos trámites suelen correr a cuenta del interesado, si bien se recomienda contactar previamente con la Embajada o consultar su página web para contrastar que se someten en los términos descritos a este procedimiento.

Mas lo habitual es que podamos dotar de efectos jurídicos a nuestro documento en un país extranjero a través de la apostilla. El verbo apostillar se puede definir como colocar sobre un documento público, o una prolongación del mismo, un sello que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un país firmante del Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante. Y decimos  “lo habitual” dado que la actual lista de países miembros es de más de un centenar y sigue creciendo, teniendo como últimas adhesiones significativas de este año las de Marruecos y Brasil y prevista para finales la de Dinamarca.

Ejemplo de apostilla (Fuente: http://www.traduccion-jurada-oficial.com/blog/wp-content/uploads/2010/10/apostilla-haya-espanol.png)

Ejemplo de apostilla
(Fuente: http://www.traduccion-jurada-oficial.com/blog/wp-content/uploads/2010/10/apostilla-haya-espanol.png)

Dónde obtener la apostilla, tal y como sucedía con la legalización ordinaria, dependerá de la naturaleza del documento y lo averiguaremos en atención al Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, por el que se determinan los funcionarios y autoridades competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961. Conviene señalar que, en algunos casos, requerirá de un reconocimiento previo de firma -p.e. certificados de Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, que deberán ser reconocidos por el encargado del Registro Mercantil para los Registros de Madrid, Barcelona, Bilbao y Valencia, o el Decano Presidente del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantil y de Bienes Muebles de España-. 

En base a los usos de los abogados, para documentos administrativos y judiciales, incluidos documentos del Registro Civil, nos encomendaremos a la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia, a sus Gerencias Territoriales y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla o a las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia excepto si son documentos expedidos por la Audiencia Nacional o el Tribunal Supremo, en cuyo caso se solicitará al Secretario de Gobierno del respectivo tribunal; mientras que para documentos notariales y documentos privados cuyas firmas han sido legitimadas ante notario pasaremos por los Colegios Notariales o aquellos notarios en quien deleguen.

Vistos ambos procesos, parece obvio que la apostilla significa un notorio avance en términos de eficiencia, reduciendo tiempo y costes, por lo que es de esperar que la legalización ordinaria termine por jugar un papel residual, en aras de promover la cooperación entre países.

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