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Adiós a los archivos de papel; bienvenidos los sistemas de gestión documental?

Redacción.

4 de febrero de 2019

Un despacho de abogados genera numerosa documentación en su día a día que debe ser convenientemente gestionada para utilizarla cuando sea necesario. Atrás quedaron los archivos de papel y la inversión de tiempo y esfuerzo en ordenar y almacenar documentos.

En la actualidad, la gestión documental online facilita la inmensa labor de tener toda la documentación que genera el despacho organizada y disponible para acceder a ella con facilidad siempre que sea necesario.

¿Qué beneficios se obtienen al disponer de un sistema de gestión documental en el despacho de abogados?

Encontrar cualquier tipo de documento de manera rápida y sencilla es lo que cualquier profesional desea; un bufete de abogados necesita disponer de un sistema eficiente y rápido para la gestión de documentos.

Vamos a ver las principales ventajas de disponer de un sistema de gestión documental online:

  • Acceso a documentos digitales desde cualquier dispositivo electrónico que tenga acceso a internet.
  • Ahorro de tiempo en procesos como la generación de documentos a partir de modelos (plantillas) y almacenamiento de facturas.
  • Ahorro de espacio, ya que muchos de los documentos pueden eliminarse una vez han sido digitalizados.
  • Seguridad en el acceso a la información de la empresa y los documentos mediante sistemas de restricción tanto por parte de los abogados como de personal externo al despacho.
  • Se evita el deterioro, duplicado o extravío de los documentos en papel, algo que jamás puede suceder en profesiones como la abogacía.
  • Se agilizan los trámites internos del despacho mediante la automatización de procesos con distintas herramientas de workflow (gestión de flujos de trabajo).
  • Se facilita el compromiso legal y ético del profesional con los documentos que maneja.
  • Se fomenta la colaboración de todas las personas que trabajan en el despacho.

stack of papers

¿Cuáles son los programas más utilizados para la gestión de documentos en los despachos de abogados?

En el mercado se pueden encontrar varias herramientas especialmente indicadas para profesiones tan sensibles en el manejo de documentos como es la abogacía. Uno de los programas que más está creciendo entre los despachos de habla hispana es R2 Docuo, un software español 100% en la nube que integra herramientas para implementar un sistema de gestión documental y automatización de procesos de oficina en bufetes de cualquier tamaño. Herramientas parecidas a las que vemos en R2 Docuo se pueden encontrar también dentro de las suites Aranzadi de Thomson Reuters o también en alguno de los paquetes ofrecidos por la editorial Lefebvre El Derecho, aunque dicha editorial utiliza actualmente R2 Docuo para ofrecer sus soluciones de adecuación a GDPR y Compliance por las características de gestión de flujos de trabajo de este software.

Hay quienes optan por utilizar otras herramientas globales relacionadas con la facturación o la gestión de equipos para pasarse la documentación entre los diferentes integrantes del despacho, pero estos paquetes no son programas de gestión documental, son herramientas muy versátiles pero que no tienen una especialización completa para la gestión de archivos.

¿Qué funciones debe incorporar un software de gestión documental?

La herramienta que facilita el paso de la anticuada función de archivo a la implantación de un sistema de gestión documental son los programas de gestión documental.

¿De qué forma nos ayudan estos programas en el despacho de abogados?

Estas son los principales funciones que debe tener un software de gestión documental para poder ayudarnos diariamente con la gestión de documentos y archivos:

  • Digitalización de documentos: el escaneado de los documentos en papel es esencial para conseguir una gestión más fácil y fluida.
  • Archivo de documentos: el archivo de documentos debe estar centralizado de forma que todos los usuarios puedan disponer de acceso en la nube a los documentos. Los documentos, deben estar acompañados de metadatos y firma electrónica.
  • Gestión de documentos: abrir, enviar o compartir documentos se lleva a cabo de la manera más sencilla y rápida desde la nube.
  • Acceso personalizado y seguro a la nube: cada negocio y usuario debe tener un sistema de acceso personalizado con las medidas de seguridad necesarias para evitar la entrada de personas ajenas a la empresa.
  • Control de usuarios: el sistema debe facilitar el registro de la actividad de los usuarios y todas las acciones que se llevan a cabo en la gestión de documentos.
  • Copias de seguridad: El programa de gestión debe disponer de funciones de realización de copias de seguridad para evitar la pérdida de la información incluso tras un ataque informático.
  • Workflows (gestión de procesos): Permite describir y ordenar las acciones que se aplican a cada documento o flujo de trabajo y facilitar así la automatización de procesos de oficina y el trabajo coordinado en equipo.

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