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Seguridad y ahorro de costes con la gestión documental electrónica

Redacción.

Toda empresa, independientemente de su tamaño, debe realizar al día una serie de tareas que implica la generación de documentos empresariales que tiene que gestionar. Hasta el boom de la revolución tecnológica, dicha gestión de la documentación recaía en el personal de administración, que era el responsable de registrar, ordenar, analizar y almacenar toda esa documentación generada.

Los costes de almacenaje y gestión documental se han convertido casi en costes fijos para la empresa; un entorno en el que toda modernización ha surgido dentro de la búsqueda de la reducción de sus costes. En este sentido, la aparición de software de gestión documental, apuntan desde SER-SOLUTIONS, empresa creadora de soluciones informáticas para la gestión documental (https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/gestion-documental-dms.html), ha supuesto una revolución.

Y es que la gestión documental sin un control de calidad puede derivar en situaciones de caos administrativo, conllevando implícito, consecuencias graves para la empresa, no solo ya a nivel de sanciones económicas en caso de inspección oficial, sino sobre todo de pérdida de información sensible que puede afectar a terceros.

Estos tienen derecho de reclamar a cualquier empresa que disponga de sus datos y que se haya comprometido a gestionarlos debidamente, a pedir subsanación en caso de incumplimiento.

Del mismo modo, suponen un importante foco para la empresa de pérdidas de oportunidades de negocios. En ocasiones, la presentación de una oferta económica para acceder a determinados proyectos implica la presentación de numerosa documentación acreditativa de tal o cual situación de la empresa.

Por lo que perder esta información y documento crea en la empresa un vacío documental que le limita a la hora de ofertar este tipo de proyectos de importante montante económico.

En SER-SOLUTIONS insisten en que este tipo de situaciones son fáciles de evitar utilizando herramientas informáticas que optimizan los procesos de gestión documental y los transforman en elementos ágiles con los que trabajar en equipo con la seguridad de no perder ningún documento ni invertir en locales para el guardado físico de esta información y sus copias de seguridad.

Actualmente, la tendencia entre las organizaciones pasa por aplicar estas soluciones de trabajo documental administrativo eficiente, eficaz y seguro, capaz de automatizar procesos y agilizar el tratamiento de la información.

¿Qué supone la gestión documental digital para la empresa?

A pesar de lo que indican las empresas de software de gestión documental, si bien una empresa deja de invertir importantes recursos en gestión tradicional de la documentación, establece una inversión para la adquisición de la herramienta digital. ¿Cómo evaluar si es conveniente a nivel económico y empresarial apostar por esta vía? Veamos unos datos a propósito de los costes de gestión documental en empresas de tamaño medio.

Eficiencia y eficacia de los recursos humanos

La aplicación de tecnología para la gestión de la documentación reduce los costes económicos indirectos entre un 20 y un 40%. ¿Cómo es esto posible? La explicación reside en que mientras que el tratamiento tradicional requiere una dedicación de tiempo exclusiva y creciente, la utilización de tecnología implica destinar menos tiempo a estas áreas y más a otras más productivas para cada cargo y por tanto para la empresa.

De media, cada trabajador maneja al año alrededor de 15.000 hojas de papel. Esto le supone una inversión de tiempo laboral dedicado a la búsqueda, localización y procesamiento de entre un 30 y un 40% por ciento de su tiempo. Una información administrada de forma ineficiente frena la rentabilidad de cualquier empresa y la productividad de cada uno de sus agentes productores.

Actualmente, muchos de los procesos de tratamiento de los documentos administrativos de una empresa se realizan manualmente. Por el contrario, con este tipo de herramientas tecnológicas, se automatiza parcial o totalmente dicha actividad.

Si bien es cierto que inicialmente la curva de aprendizaje para dominar por completo este tipo de herramientas y extraer de ella todo el potencial para la empresa y sus recursos es inicialmente lenta, a medio y largo plazo el grado de ahorro en recursos empleados se estima que alcanza el 6%. Únicamente por el hecho de reducir el tiempo invertido en los diferentes procesos que conlleva la gestión de la documentación de la empresa.  

El espacio físico

La idea de una oficina libre al cien por cien de papel es una utopía. La gestión de una empresa requiere y aconseja una gestión de originales de toda la documentación que se genera en la empresa. No obstante, una oficina con el mínimo de documentación en sus instalaciones sí es posible.

Los gestores apuntan sobre todo a los costes de gestión del espacio de almacenaje que se requiere para la documentación que cada año genera una empresa. Se estima que cada 3 años, una empresa que mantenga su actividad, habrá doblado el volumen de espacio que necesita para almacenar de forma segura todo ese papeleo.

Los sistemas de gestión documental digitales, apuntan desde SER-SOLUTIONS, no eliminan el 100% de los papeles de la empresa sino que los racionaliza y crea copias de seguridad sin un sobrecoste de almacenaje. Al mismo tiempo, abren la vía a que las empresas se planteen la eliminación de multitud de documentación ya digitalizada, puesto que con las credenciales, certificados y mantenimiento correspondientes, tienen la misma validez que los originales.

Al mismo tiempo, una gestión digital de la documentación administrativa elimina de raíz la duplicidad de información entre los diversos departamentos. Mediante la conexión interna a la base de datos común, explican, cada departamento puede acceder a aquellos documentos a los que se establece su acceso libre, sin necesidad de invertir en tiempo para su búsqueda en la hemeroteca de cada centro.

Seguridad, clave para el futuro

La dependencia tecnológica ha creado nuevas amenazas como la seguridad de la información sensible (o no) de las empresas. Ello implica a datos de empleados, proveedores y clientes. La seguridad de la información resulta clave y materia de inversión constante en las empresas.

Los sistemas automatizados de gestión documental incluyen entre otras medidas de seguridad, la realización de copias de seguridad de la información de forma periódica. Ello, apuntan desde SER-SOLUTIONS, hace que ante una crisis de pérdida de información por parte de algunas de las unidades del equipo, esta pueda recuperarse sin mayor perjuicio para la empresa.

Las brechas de seguridad en el tratamiento tradicional de los documentos de la organización son más habituales de lo que las mismas empresas reconocen: desde una mala praxis en la gestión del correo electrónico a la multiplicación de los dispositivos desde los que se accede a la información, y un largo etcétera.

Todo desarrollo tecnológico en el que se involucren datos sensibles requiere de la empresa de desarrollo informático una garantía de seguridad y fortaleza del sistema. En este sentido, las empresas de seguridad de información insisten en que además de los cortafuegos técnicos existe uno muy potente: el propio usuario. Su formación en la materia resulta clave, remarcan.

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